各有关单位：
为进一步提升零星采购报销效率，满足多元化采购需求，国有资产管理处会同财务处、信息化处对网上商城进行全面升级，引入城市供应商入驻，实现报销全程线上办理；同时，外贸管理系统上线启用。现将相关事宜通知如下：
一、网上商城
（一）采购范围
（1）网上商城升级后，包括办公用品（办公耗材、办公设备、办公家具）、仪器设备、试剂耗材等23种品目。
（2）单项采购金额5万元以下且政府集中采购目录外的品目，可通过网上商城采购。其中，办公耗材中的硒鼓、打印纸、复印纸、墨盒四类品目必须通过网上商城采购，其他品目建议通过网上商城采购。
（二）统一结算业务
1.适用范围
因公在网上商城采购，在原有付款方式基础上，增加“统一结算”功能，实现采购及经费报销全程线上办理。采购人只需完成线上采购、报销经费选择及采购验收等，即可完成费用统一结算、经费报销业务。
（1）仅支持因公采购；
（2）暂不支持转固类品目及供货商为京东的订单。
2.结算流程
（1）通过学校网上商城采购耗材，采购人填写报销经费信息，提交订单，由经费负责人审批并冻结项目经费。
（2）货到后，采购人需在网上商城进行收货验收，同时指定一位验收人，被指定的验收人进行二次验收确认。
（3）供应商出具电子发票，网上商城将电子发票及系统生成的结算单、验收单直接推送到财务系统，采购人无需预约、投递报销单，财务处统一向供应商结算。
3.操作方式
登录“哈尔滨工程大学招标与采购管理中心”https://heuzczx.hrbeu.edu.cn/sfw_cms/e?page=cms.index，点击“网上商城”，使用统一身份认证登录即可进入商城采购；也可登录学校“网上办事中心”（http://one.hrbeu.edu.cn），在“财务资产”栏目找到“网上商城”，点击进入进行操作。具体操作方式详见附件《网上商城操作手册》。
（三）城市供应商征集
为丰富商品来源，满足师生采购需求，提供多样化选择和规范的服务保障，现面向社会征集有产品和服务优势，专业诚信的供应商入驻学校网上商城。网上商城供应商除通过公开招募方式入驻外，各单位可根据以往线上线下采购记录，邀请品牌信誉度高、熟悉本地配送服务的供应商入驻商城。具体操作方式详见附件2《关于征集网上商城城市供应商的通知》。
二、外贸管理系统
使用学校财政性资金采购进口设备项目，可使用“外贸管理系统”办理相关手续。登录“哈尔滨工程大学招标与采购管理中心”(http://heuzczx.hrbeu.edu.cn/sfw_cms/e?page=cms.index)，点击“外贸管理系统”，使用统一身份认证登录即可进入；也可登录学校“网上办事中心”（http://one.hrbeu.edu.cn），在“财务资产”栏目找到“外贸管理系统”，点击进入进行操作。具体操作方式详见附件3《外贸管理系统操作手册》。
三、其他
1.通过网上商城采购时，不允许将同一品目化整为零拆分为多个5万元以下项目实施采购。
2.网上商城提供同一品目价格排序及优惠力度排序。采购人订单同步在招标与采购管理中心“阳光采购”栏目公示，接受学校相关部门和社会监督。
3.各单位在系统上线运行过程中遇到问题，请及时与相关部门联系，便于进一步优化系统流程，提升用户采购满意度。
国有资产管理处 冯金辉 0451-82519446
财务处 周 丹 0451-82519739
信息化处 技术服务电话 0451-82568888
4.有网上商城采购需求的，可加入网上商城业务咨询群。
国有资产管理处 财务处 信息化处
2024年11月22日